A “Silo Mentality” foi classificada como a questão organizacional número um com 70% no esforço para melhorar a experiência do cliente.

Eis um exemplo de Silo Inferno. Equipe de produto: “Estou aguardando análise de TI; enfim, costumam ser lentos e não entendem da primeira vez ”. Equipe de TI: “Essas especificações não são claras, vamos precisar de várias reuniões novamente, e não era minha prioridade em nosso sprint”.

Essas situações são frustrantes. Parece que as equipes não conseguem se comunicar adequadamente, repassando os problemas de um lado para o outro. Durante esse tempo, os clientes esperam por melhorias ou mudam para um concorrente.

Podemos nos perguntar quais são as causas de tais problemas e como melhorar estruturalmente a situação. O design organizacional é necessário, mas não é uma razão para criar um silo inferno. Requer uma ação contínua do management.

Este artigo compartilha a análise e as ações que pode realizar para vencer a luta contra o inferno do silo em sua organização:

• Os silos tornam-se necessários em algum ponto
• Primeiro, identifique o fluxo além dos silos
• Realize ações de curto prazo nos silos
• Identifique as mudanças de médio prazo para equilibre os silos
• Como resultado, desenvolva uma cultura contra o silo inferno
• Os silos não desaparecem, mas pode evitar o silo inferno

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Os silos tornam-se necessários em algum ponto

O primeiro ponto na solução de um problema é entender sua natureza. Em nosso caso, silos organizacionais são necessários em algum ponto. Portanto, não podemos resolver o problema apenas removendo os silos; precisamos entender sua necessidade contextual.

A carga cognitiva de um ser humano é limitada. Podemos realizar um determinado número de atividades e interagir com cerca de 150 pessoas em toda a nossa rede. Adicionalmente, as empresas precisam estruturar a empresa em algum ponto para a produtividade considerando vários fatores. 

Por design, os silos não são maus; eles até trazem clareza nas funções e responsabilidades. Permitem entender rapidamente quem está fazendo o quê vendo vendas, finanças, operações e outros grupos organizacionais. Os problemas se devem principalmente ao comportamento dos atores.

Os humanos, por natureza, otimizam seu perímetro conhecido dentro de sua zona de conforto. Isso é herdado de nossos ancestrais para a sobrevivência. Os elementos contextuais podem criar infernos reais com cultura política ou aplicação da tomada de decisão local.

No final, precisa agir no melhor interesse da empresa e de seus stakeholders contra essa dívida organizacional. A primeira etapa é esclarecer os fluxos críticos dentro da organização.

Primeiro, identifique o fluxo além dos silos

Um fluxo é “um fluxo constante e contínuo ou suprimento de algo”. Em nosso caso, os fluxos materializam a capacidade de uma organização de melhorar a experiência do utilizador com ciclos rápidos de test & learn. Esses ciclos de feedback são vitais para o Quality at Speed.

Pode identificar os fluxos organizacionais a partir da experiência do cliente. Suas necessidades são pontos de entrada em sua plataforma para, então, executar processos e atividades de suporte. O mapeamento do fluxo de valor ou value-stream, então, permite mapear cada fluxo.

Seu mapa de fluxo precisa então de priorização. Primeiro, pode validar quais streams são mais importantes do ponto de vista do cliente. Em seguida, pode priorizar a implementação usando uma análise de lacunas, focando primeiro no que é mais valioso.

Para cada fluxo, precisará identificar os pontos limitadores no fluxo de informações. Vários motivos são possíveis: silo inferno com tempo de espera, falta de recursos ou habilidades em uma equipe centralizada, falta de automação.

Realize ações de curto prazo nos silos

Como líder, sua função é compartilhar uma visão atraente, marcos explícitos e fazer o que for necessário para o sucesso de sua empresa. Pode começar a lutar contra o silo inferno realizando ações transversais fora de sua zona de conforto.

Precisa trabalhar de forma incremental com base nas prioridades para alcançar o Tipping Point. O envolvimento das partes interessadas das fases anteriores é um requisito fundamental. dificilmente mudará parte da organização sozinho, mesmo com um grande título.

Silos infernos costumam gerar tempo de espera para cada atividade. Esse desperdício é muito caro para as organizações que buscam entregar qualidade com rapidez. É como se cada mudança de software tivesse que passar por um pedágio, horas de espera até por uma única linha de mudança de código.

Pode melhorar alguns fluxos realizando ações localizadas em curto prazo. Mas mudanças proativas são necessárias para melhorar estruturalmente seu desempenho organizacional a médio e longo prazo.

Identifique as mudanças de médio prazo para equilibrar os silos

Sua análise dos fluxos e problemas dá a uma boa noção dos problemas estruturais. precisa fazer mudanças mais profundas no sistema para desbloquear mais fluxos ao mesmo tempo. não tem tempo para levá-los um por um.

Uma maneira poderosa de canalizar a ação do ator é com uma missão compartilhada. Requer que alinhe uma visão, missão e valores claros dentro do seu escopo de responsabilidade. Esperançosamente, o mission statement da sua empresa já está disponível. A partir daí, pode traduzir o significado do propósito em seu perímetro.

O segundo elemento estruturante dos fluxos são os próprios silos. Eles conduzem diretamente o comportamento dos atores e suas interações com as outras equipes. precisa decidir se um silo otimizado para recursos não deve ser simplificado em um modo de fluxo. pode até mesmo mudar um silo em termos de liderança, escopo ou atividades. 

Por último, pode desenvolver uma contra força contínua contra os silos por meio de interações transversais. Pode conseguir isso formalmente com comunidades formalizadas de práticas, palestras, projetos. Informalmente, pode contar com eventos da empresa, compartilhamentos e confraternizações.

Como resultado, desenvolva uma cultura contra o silo inferno

Lutar contra o inferno do silo é uma luta contínua. A abordagem que compartilhamos é válida em um determinado momento, mas seu plano precisa de uma adaptação constante ao ambiente em mudança. Daí a necessidade de uma abordagem estrutural e incremental.

Abordamos na primeira parte que os silos são necessários e que não podemos nos livrar deles. Mas ainda podemos resolver esse problema estruturalmente, criando uma capacidade organizacional contra os silos. Esta é a cultura da sua empresa.

A cultura cria códigos e hábitos compartilhados em situações específicas. No caso do silo inferno, uma cultura poderosa atuará sistematicamente com o cliente em mente, melhorando os fluxos e saindo de sua zona de conforto.

Um investimento na cultura da sua empresa é a forma de permitir que as diferentes equipes lutem contra os silos na primeira linha. Seu trabalho é antecipar e projetar continuamente valiosos silos para fluxos enquanto mantém viva essa cultura anti-silo.

Silos não desaparecem, mas pode evitar o silo inferno

Silos são necessários. Tem o poder de agir em diferentes camadas e tempos para mudar estruturalmente o ecossistema ao longo do tempo. A construção de uma capacidade não acontece da noite para o dia. É o resultado de um esforço contínuo que resultou.

No curto prazo, precisa estar em campo com sua equipe, remover bloqueios, dar um exemplo do que significa sair dos silos. A médio prazo, as suas principais prioridades são garantir um bom desenho organizacional e fomentar a cultura.

Sua cultura é o que permite que vença a luta contra o inferno do silo. Os silos continuarão a existir, mas suas forças contrárias são muito mais fortes, permitindo que prosperem com fluxos rápidos de Qualidade em Velocidade.

Então, qual é o seu plano de saída para seu silo inferno?